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作業の属人化をなくす、クラウドチェックリスト導入が成功した要因

いつもお世話になっております。
照明拡大鏡(株)オーツカ光学 社長の大塚太土でございます。
今回で第14回目のメルマガ配信となります。
書かないといけないという使命感があり、書いておりますが、
お客様から「社長のメルマガ読んでいるよ」と声をかけていただけるので、
本当にうれしい限りです。これからも頑張ります!

余談からスタートしますが、9月下旬に「丹毒」という病気で入院をしました。
高熱が続き、家庭や社内からは「え、コロナ?!」と疑念をかけられました。
しかし、顔から菌が入り、目が見えない位に顔が腫れたので、
これはやばいと病院に行ったところ入院が決定。
入院をするのは実に10年ぶりのことでした。

改めて、入院期間中、アポイントをキャンセルさせていただいたお客様には大変ご迷惑おかけしました。
また、入院期間中に会社を支えてくれたスタッフにも改めて感謝しています。
「本当にありがとうございました」

更に、退院直後、左足を怪我し、靴が履けない状態になりました。
これはきっと「大きな災いが起こる前に注意しろ!」という前兆だと思い、
2020年の年末までは、何事も慎重に決断・行動していこう!と決意しました。

さて、本題ですが、
当社ではクラウドチェックリストを多用して業務を行っております。
ある程度軌道に乗るまではそう簡単な道のりではありませんでした。
しかし、コロナ禍で一気に作業が進み、成功体験で得た「気づき」が沢山ありましたので、
お話させてください。

皆さんの会社でも「この作業は○○さんしかできない」「○○さんがいないとできない」
そんなことありませんか?
また、その方々が「私は休めないです」等、不満を持っているという事はありませんか?

確かに担当者が作業したほうが生産性は遥かに良いと思います。
だだ、もし担当者に今回の私の様に入院等のトラブルがあった時にはどうなるでしょう?
任せきりは会社にとってもその人にとってもいいことではありません。

誰でも、その作業や業務ができるようにしておくことのほうが絶対にいいです。
属人化を防ぎ、このご時世、「休み辛い」という社風は精神面でも決して良くないと思いますし、
社員が休みやすい環境を整えること、また、誰もができる状態にする事こそ
経営者として絶対にやらないといけない課題だと考えています。

上記の様な現状こそ、壊れやすい経営のボトルネックです。
このボトルネックを改善していくことで、また次のボトルネックに気が付き、それを改善する。
会社の終わり無き挑戦が続いていくのだと思います。

かねてからこのボトルネックを改善すべく、作業工程表や手順書などは整備しておりましたが、
それを使ってメンテナンスしているとはいいがたい状況にありましたので、
他にいいシステムはないか?心から探し求めていました。

昨年、ご縁があり(株)関通さんの倉庫見学に参加する機会がありました。
ここなら何か出会いがあるかもしれない!わくわくした気持ちでした。
整理整頓が徹底されていて、仕事がしやすい環境、素晴らしい限りでした。
何より私が感動したのは、クラウド式チェックリストを使いながら作業をしていることでした。

直観を頼る・・それが私の方針です。
「これだ・・これで当社の作業を変えられる!」そう思ってすぐに
「契約したいので、会社に来て下さい。」とご担当者様ご連絡をし、即契約しました。

これを導入するにあたり全体会議で「導入するぞ!」と言っても
無言の「しーーーん」となるか、「あったらいいとは思いますが…」
で終わるパターンになることは、身に染みてわかっていました。

大塚社長、どうしたらいいのかと悩みに悩み、考えて考えて、決断しました。
社内全部署で展開すること止めました。
とりあえず、やらせたい(使ってほしい)部署からスタートする。
※弊社の場合は、「製造部」更に、社長の本気度を示すため、「追加の導入支援」を契約!

そして、結果導入は成功しました!私の決断と判断は正しかったです。
色々な成功要因はありますが、
「社長がなぜそのシステムを導入したいのか、明確に示したこと。」
「その目的を理解し、同じ目的に向かって製造部の社員全員が一丸となったこと」
とても当たり前ですが、実にこれがなかなかできない。

また、メンタル的な面にはなりますが、
他部署をまきこまず、1部署に限定したことで、他部署がどうやっているのか、
どこまで進んだのか、うちの部署は大丈夫か、などのストレスがなかったことも良かったようです。(社員の声)

4月に緊急事態宣言が出され、製造部をどうリモートワークさせるのか?どうやって生産をさせるのか?
決断を迫られた私は、迷わず「在宅勤務体制にし、チェックリストを作成する」を選択しました。

こうなると、業務時間を使い、作成しないといけなくなり、作成できない理由はないですよね。
製造部は在宅勤務期間に業務のクラウドチェックリスト化を完成させてくれました。
後程、効果などには触れますが、うれしい誤算がありました。

製造部がチェックリストを作成したり、それを使いながら仕事をする姿勢を見て、
弊社の優秀な他部署社員が放置するわけはありません。
勝手に使い始めていました!

今まで、何でもかんでも良いと思ったものを反対を押し切って社内全体で導入してきましたが、
成功したことが無く、進んで取り組んでくれている姿にはとても驚きました。

これならほかの部署も展開しよう!追加で導入支援を受けることを決めました。
営業部や開発部からも希望者が参加の意思を示してくれました。

みんな、
「自分が抱えている仕事でほかの人に振れるものは振りたい」
「部署間をまたぐ仕事をチェックリスト化してミスを減らしたい」
「効率よく仕事をした」という展開になってきました。

成功体験から得たものは、
「オーツカ光学で新しいことを取り入れるときは、1部署から展開すること」
「自分がいいと思ったことを全社で展開したら成功する。と勝手に思い込んでいた事を痛感し反省できたこと」
「自分自身が、最後まで関わり、進捗状況を社員と共有したこと」です。

担当の前田さん曰く、「社長さんが出て来ない会社はまず成功する例は少ない」と話していました。

最後にですが、じゃあ大塚さん、導入前と導入後ではどうなったの?何が変わったの?

製造部の意見を集約すると
「指示出しする手間が減ったので、パートさんがチェックリストを見て仕事をしてくれるようになった」
「チェックリストが指示替わりになり、スムーズに仕事ができる」

製造部N村のコメントが笑えました・・
「逆にふられる仕事が増えました」・・爆笑しました。

今まで他部署の社員がしていた仕事を振られるようになったようですが、
それは仕事を振った社員にとっては効率化となり、
振られた社員は仕事のスキルアップにつながった。
と、とらえることができます。

クラウドチェックリストは、倉庫見学で出会った、(株)関通さんの「アニー」というシステムです。

「そのチェックリストを見てみたい」とか「どういうことをやっているのか知りたい」ときは、大塚まで、お声がけください。
お見せできる範囲でご紹介します。
営業のついでに、訪問やリモートでお話をさせていただけたらと考えています。

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